Datenschutzhinweis zum Integrity Channel:
Datenschutzhinweis
Uns sind der Schutz Ihrer Daten sowie die Vertraulichkeit Ihrer Identität sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschliesslich im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und der nationalen Gesetze der Tochtergesellschaften. Darüber hinaus gewährleisten wir durch das herausragende Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein aussergewöhnlich hohes Schutzniveau für die Daten im Hinweisgebersystem – einschliesslich Ihrer Identität. Dabei bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® Compliance System) dient dazu, Hinweise auf Verstösse gegen gesetzliche Vorschriften und unternehmensinterne Regelungen (Code of Conduct) von Beschäftigten der BELIMO auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Compliance Systems erfolgt gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f EU-DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstössen und Missständen. Diese können im Einzelfall neben erheblichen wirtschaftliche Schäden auch zu einem grossen Reputationsverlust führen. Daher überwiegt dieses Interesse die Rechte der betroffenen Personen auf informationelle Selbstbestimmung, zumal diese Beeinträchtigung durch technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz sowie zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten von uns so gering wie möglich gehalten wird.
Verantwortliche Stellen
Die für den Datenschutz verantwortlichen Stellen des Hinweisgebersystems sind
BELIMO Automation AG
Brunnenbachstrasse 1
8340 Hinwil
Schweiz
E-Mail: datenschutz@belimo.ch
Vertreter in der EU
BELIMO Stellantriebe Vertriebs GmbH
Welfenstrasse 27
70599 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: info@belimo.de
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden auch: "BELIMO"). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von BELIMO betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur BELIMO möglich. Weder die EQS Group GmbH noch sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei BELIMO beschränkt ist.
BELIMO hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei BELIMO können an datenschutz@belimo.ch gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir zunächst ausschliesslich die personenbezogenen Daten, die Sie uns mitteilen. Dies sind in der Regel:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob und in welchem Bereich Sie bei BELIMO beschäftigt sind,
- sonstige personenbezogenen Daten, die sich aus Ihrer Meldung ergeben, und
- gegebenenfalls Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Für den Fall, dass im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgenden Untersuchung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt gegebenenfalls die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter des Integrity Teams von BELIMO entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter des Integrity Teams von BELIMO prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der BELIMO oder Mitarbeitern von anderen Tochtergesellschaften weiterzugeben, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in diesen Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern ausserhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym abgegeben haben, wird Ihre Identität als Hinweisgeber dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen (Betroffene) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine weitere Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Ausserdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschliessende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® Compliance System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schliessen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von BELIMO namentlich oder anonym weitere Informationen senden und etwaige Rückfragen beantworten. Sämtliche über den Postkasten übermittelte Daten werden verschlüsselt und ausschliesslich im Hinweisgebersystem gespeichert und sind dadurch besonders gesichert. Es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem für die Bearbeitung Ihrer Meldung zuständigen Mitarbeiter von BELIMO Dokumentenanhänge zu senden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fusszeile aufgeführte Adresse.
Stand: Oktober 2019
